Abläufe gemeinsam aufnehmen
Mit den beteiligten Personen beschreiben wir den heutigen Prozess und seine Ausnahmen. Tatsächliche Arbeitsweisen und vorhandene Daten bilden die Grundlage.
Prozessoptimierung · KOMVERIO
Geschäftsprozesse verstehen. Gezielt verbessern.
Bevor ein Ablauf digitalisiert oder automatisiert wird, muss klar sein, was ihn heute aufwendig macht. Wir schaffen mit Ihrem Team eine Grundlage für sinnvolle Veränderungen.
Erstgespräch anfragenWo entstehen Wartezeiten, Rückfragen und doppelte Arbeit?
Ein Prozess funktioniert über Abteilungsgrenzen hinweg. Ein Auftrag kann im Vertrieb beginnen, in der Bearbeitung auf fehlende Angaben warten und bei der Rechnungsstellung erneut Rückfragen auslösen. Die einzelnen Programme erklären solche Verzögerungen oft nur zum Teil.
Wir betrachten deshalb den vollständigen Ablauf: Auslöser, Arbeitsschritte, Übergaben, Daten und Verantwortlichkeiten. Daraus wird sichtbar, ob eine klare Regel, eine andere Aufgabenverteilung oder eine technische Änderung den größten Nutzen verspricht.
Verbesserungen priorisieren
Häufigkeit, Auswirkungen und Umsetzungsaufwand helfen bei der Auswahl. Zuerst wird bearbeitet, was im Alltag relevant ist und sich verlässlich überprüfen lässt.
Software passend einsetzen
Wenn die fachliche Lösung feststeht, prüfen wir Digitalisierung, Automatisierung oder eine geeignete Anwendung. So richtet sich die Umsetzung nach dem Prozess und seinen Anforderungen.
SO KANN ES IM ALLTAG AUSSEHEN
Beispiel: Weniger Rückfragen bei der Auftragsübergabe.
Aufträge gehen an die Bearbeitung, obwohl Angaben zu Ansprechpartnern, Terminen oder Leistungsumfang fehlen. Das Team muss nachfragen, während der Vorgang liegen bleibt.
Ein gemeinsam definiertes Übergabekriterium legt fest, welche Daten vorliegen müssen. Zuständigkeiten und Ausnahmen werden geklärt. Erst danach wird entschieden, wie Pflichtfelder, Status oder Freigaben diese Vereinbarung in der Software unterstützen.
- 01Ist-Ablauf erfassen
- 02Ursache verstehen
- 03Soll-Ablauf vereinbaren
- 04Ergebnis überprüfen
VON DER FRAGE ZUR UMSETZUNG
Der nächste Schritt
beginnt bei Ihnen.
GEN Software steht hinter Komverio. Wir klären Anforderungen persönlich und machen den geplanten Umfang nachvollziehbar.
- 01
Ein Ziel bestimmen
Zum Beispiel weniger Rückfragen, kürzere Wartezeiten oder ein verlässlicher Bearbeitungsstand.
- 02
Veränderung erproben
Wir beginnen mit einem abgegrenzten Prozess und beziehen das betroffene Team ein.
- 03
Wirkung nachvollziehen
Vorher vereinbarte Beobachtungen oder Kennzahlen zeigen, ob die Änderung im Alltag hilft.
GUT ZU WISSEN
Fragen zu
Prozessoptimierung.
Ist Prozessoptimierung immer ein Softwareprojekt?
Nein. Fehlende Zuständigkeiten, unklare Übergaben oder unnötige Schleifen lassen sich teilweise organisatorisch lösen. Software kommt dort hinzu, wo sie den abgestimmten Ablauf sinnvoll unterstützt.
Mit welchem Prozess sollten wir beginnen?
Geeignet ist ein begrenzter, regelmäßig auftretender Ablauf mit einem erkennbaren Problem und beteiligten Personen, die ihn gut kennen. Gemeinsam beurteilen wir Nutzen, Abhängigkeiten und Aufwand.
Wie lässt sich eine Verbesserung überprüfen?
Wir legen vor der Umsetzung fest, woran Sie die Wirkung erkennen möchten. Das können Bearbeitungszeiten, Rückfragen, Fehler oder klarere Verantwortlichkeiten sein. Eine pauschale Einsparung versprechen wir nicht.
WEITERDENKEN
Das passt zusammen.
PERSÖNLICH. VERSTÄNDLICH. UNVERBINDLICH.
Über Ihren Prozess sprechen
Schildern Sie uns Ihre Ausgangssituation. Gemeinsam ordnen wir ein, welcher nächste Schritt sinnvoll ist.